Joomla è un paradiso per chi si occupa di sviluppo di siti web.

E' incredibile come tutto sia implementabile in modo semplice e come attraverso poche, semplici configurazioni sia possibile aggiungere funzioni molto complesse e utili come ad esempio la gestione documentale. Per gestione documentale intendo un sistema strutturato che consenta di gestire il download di file da parte degli utenti in grado di tracciare i download, gestire i permessi e l'organizzazione dei file nel sistema.

DOCMAN è una estensione commerciale (quindi a pagamento) che vi permette gestire il download di files dal vostro sito in modo semplice e professionale.

Gestire il download di files con Joomla e Docman

Sappiamo che in Joomla, con un buon editor come ad esempio JCE, è possibile COMUNQUE caricare un file (ad esempio un Pdf) e collegarlo ad un articolo... qual'e' allora il vantaggio di installare un apposito componente come Docman?

Anche ammesso che non siate interessati ad avere i log dei download, a proteggere i file dall'hotlinking (ovvero il link diretto da un sito esterno, da cui è possibile raggiungere i vostri files anche senza passare dal vostro sito) sarà  comunque utilissimo Docman. Se un domani ad esempio dovrete cambiare uno dei file collegati in svariati punti del sito non dovrete infatti ricercare tutti i punti in cui si trova per cambiare il collegamento al pdf... basterà entrare nel documento di docman a cui il file è collegato e modificare il collegamento li. Considerando il costo esiguo del componente e della sua configurazione lo installo quasi sempre, anche nei progetti più semplici.

Ecco, di seguito le utilissime...

Funzioni base di Docman

Quando si vogliono gestire grosse quantità di files in un sito è importante avere un sistema avanzato che preveda molte opzioni e funzioni anche non necessarie allo startup del progetto. Alcune delle funzioni che elencheremo sotto vi sembreranno magari esagerate per il vostro sito ma, con il crescere dei files e del numero di utenti sicuramente vi torneranno incredibilmente utili.

File separati dai documenti
Docman crea documenti 'collegati' a files nella sua repository. Questo significa che quando aggiornerete il vostro company profile non dovrete cercare e modificare tutti i link nel vostro sito ma basterà modificare il documento collegato in docman.

Protezione dei files
Se i files risiedono sul server locale docman può proteggerli dall'hotlinking. In questo modo passando l'url diretto del file pdf il server restituirà un errore e solo chi ha l'autorizzazione potrà scaricare il file.

Infinite sottocategorie
A differenza di quanto avviene in Joomla non ci sono limiti nella struttura delle cartelle e i documenti possono essere organizzati come meglio si preferisce.

Archiviazione locale o remota
I documenti possono essere conservati sia sul sito dove si trova docman, sia in un server remoto.

Statistiche di download
Vengono registrati tutti i download del documento e registrati tutti i log. Per ogni download vengono registrati il nome utente, il suo ip, il browser, l'ora e il giorno.

Permessi capillari
E' possibile assegnare un documento ad un gruppo specifico oppure anche ad un solo utente registrato del sito.

Sistema di ricerca integrato
E' possibile effettuare ricerche all'interno dei documenti utilizzando il nome del documento oppure il testo contenuto nella sua descrizione. Tramite un apposito plugin è possibile integrare la ricerca in docman nel motore di ricerca di Joomla.

Invio di documenti da parte degli utenti
E' possibile definire categorie di utenti che possono inviare documenti. I documenti inviati, ovviamente, dovranno essere approvati dagli amministratori del sito.

Funzioni avanzate di Docman

Oltre alle sue funzioni avanzate attraverso specifici componenti è possibile aggiungere funzioni ulteriori come ad esempio:

Importazione massiva dei files
E' una funzione che consente di importare automaticamente centinaia di documenti con pochi click.

Notifiche avanzate
E' possibile settare il sistema affinchè l'amministratore sia notificato ogni volta che un file viene caricato o scaricato oppure ogni volta che sia modificato un documento.